Paragraaf Bedrijfsvoering

2019 was een intensief jaar voor de bedrijfsvoering binnen de organisatie. De controle van de jaarrekening 2017 heeft veel tijd en inspanning gevraagd van de medewerkers, terwijl de bedrijfsvoeringsprocessen niet op volle sterkte waren. Het verbeteren van de vele zaken die door de accountant waren geconstateerd heeft veel effect gehad op de organisatie, zoals op de organisatie van processen. Het heeft duidelijk gemaakt dat een aantal verbeterslagen nodig zijn. Zo was bij de financiële functie een flinke inhaalslag nodig voor wat betreft de bemensing in kwalitatieve en kwantitatieve zin. In de tweede helft van 2019 zijn wij gestart met het aantrekken van nieuwe medewerkers, maar dit heeft echter pas effect in 2020.

Het nieuwe college is ondersteund bij de coalitieonderhandelingen en overdrachten. Het coalitieakkoord is uitgewerkt in een ambitieus werkprogramma en doorvertaald in de financiële begroting. Ook is gekeken wat daarvoor nodig is aan personeel, qua hoeveelheid mensen en qua competenties.

In 2019 is de hele organisatie gaan werken met Office 365 en is Cloudmail ingevoerd. Hiermee wordt het makkelijker tijd- en plaats onafhankelijk te werken, maar zeker ook device onafhankelijk.
In 2019 is gestart om het technisch beheer van al onze informatiesystemen aan een externe leverancier uit te besteden. In 2020 wordt dit traject afgerond. De rol van de provincie verandert op dit gebied daardoor van uitvoerder naar regisseur.
Door de invoering van de nieuwe modelverordening rechtspositie politieke ambtsdragers van provincies is de vergoedingsregeling vervallen. Dat betekent dat met ingang van de Statenverkiezingen alle Staten- en Commissieleden ICT-middelen van de provincie krijgen, in dit geval iPad’s met relevante software.

Invulling gegeven aan digitale vernieuwing
In 2019 is de visie op digitalisering van de provincie uitgewerkt in een stappenplan. Thema’s als agile ontwikkeling, opgavegerichtheid, datagedrevenheid, informatieveiligheid en digitale dienstverlening zijn uitgewerkt in concrete programma’s. Bijbehorende acties zijn in gang gezet. Ook is verder gewerkt aan de digitale opslag van dossiers waardoor het mogelijk is ook overwegingen die bij een besluit horen te raadplegen. De digitale integratie met een Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) en een e-Depot is verder vormgegeven in standaarden en juridische consistentie.
In 2019 organiseerde de provincie een reeks symposia over digitale vernieuwing van het middenbestuur: Democratische duiding van data, de Snuffelfiets. Daarnaast hebben we tijdens het congres Overheidsbrede cyberoefening bijgedragen aan de paneldiscussie.
De Provincie voerde zelf, met partners, een aantal experimenten uit, zoals de smart building challenge , sensoren op de fiets, kansenkaart zonneweiden, de projectenkaart.
De digitale ontwikkeling en de mogelijkheden om beter op Provinciale beleidsdoelen te sturen op basis van steeds meer data vragen om een versnelde kennisontwikkeling. Daar hebben wij dit jaar aan gewerkt binnen verschillende thema’s: functiemetamorfose in het kader van de data gedreven provincie, agile werkwijze, business intelligence en verkenning lectoraat digitaal midden bestuur. Voor Gezond Stedelijk Leven (GSL) is een samenwerking gestart met Universiteit Utrecht, Hogeschool Utrecht en het RIVM voor data- en kennisdeling.

Duurzaam toegankelijke Informatie
Wij stelden meerdere websites open voor publiek met toepassingen van open data, zoals de Utrechtse cultuur-historische objecten en de Staat van Utrecht. De provincie blijft zich inzetten om overheidsdata beschikbaar te maken en vooral om publieke data, bijvoorbeeld vervoersgegevens, niet in handen te laten vallen van private en gesloten platforms.
Voor de inrichting van Smart City experimenteert de provincie met het verzamelen van gegevens over fijnstof via inwoners die aan dit experiment meedoen ( crowd sourcing van publieke fijnstofdata). Voor de toepassing wordt gebruik gemaakt van op open Europese standaarden gebaseerde sensortechnologie. De provincie Utrecht kiest hiermee voor waarden als privacy, een sociale infrastructuur en samenwerking met direct betrokken groepen mensen (publieke regionale community ). Hiermee wordt de monopolisering van belangrijke sensordata tegengegaan.
Verder is gewerkt aan de beschikbaarheid van data in het stelsel van gekoppelde ( linked ) open data, zodat informatie makkelijker vind- en deelbaar wordt.

De provincie Utrecht geeft uitvoering aan het masterplan informatiebeveiliging en privacy om de informatieveiligheid te verbeteren. We werken toe naar een op het ISO27001 certificering gebaseerde BIO (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Onderdelen van dit masterplan zijn technische aanpassingen (deels bij de vervanging van hard- en software), processen rondom risicomanagement en eigenaarschap en bewustwording voor de medewerkers. Hierover is ook twee keer per jaar gerapporteerd.

In 2019 is de reorganisatie afgerond met een nieuwe teamindeling, plaatsing van de teamleiders en de invulling van een aantal nieuwe functies. Ook is er medio 2019 een start gemaakt met de systematiek van het opgavegericht werken – naast de lijnorganisatie - om gecoördineerd te kunnen werken aan een aantal specifieke maatschappelijke opgaven in de provincie. Deze wijze van werken en de bijbehorende sturing daarvan – ook in samenhang met de andere delen van de organisatie – is nog volop in ontwikkeling.

In het najaar van 2019 is de topstructuur aangepast. De algemeen directeur geeft nu samen met het concernmanagementteam (CMT) leiding aan de organisatie. Er zijn nu vijf domeinen. Het CMT is in de bezetting op de meeste posten gewijzigd.

De centralisatie van de Business en Financial Controllers is in juli 2019 afgerond.

Met de aandacht voor ontwikkelspoor ‘Utrecht in Ontwikkeling’ zetten we ook in op deze cultuurkant van onze werkwijze en daarmee de doorontwikkeling van de provinciale organisatie en de ontwikkeling van onze medewerkers.

Om leren en ontwikkelen in de provinciale organisatie te bundelen, is een eerste verkenning gedaan naar de mogelijkheden van een Utrecht Academie. Vooruitlopend daarop worden medewerkers getraind in onder andere professioneel opdrachtgever-opdrachtnemerschap. In 2019 is de overgang naar de WNRA (inclusief de administratieve afhandeling) gerealiseerd en is de CAO 2019 geïmplementeerd. Vanuit het integriteitsplan is de verklaring omtrent gedrag (VOG) verplicht gesteld voor alle nieuwe medewerkers. Ook de registratie van nevenfuncties is geregeld en de aanstelling van een externe vertrouwenspersoon.
De organisatie is verjongd door 14 trainees aan te stellen en 63 stagiaires te begeleiden. Ook zijn 19 participatiebanen gecreëerd.
Om de ambities uit het collegeprogramma uit te kunnen voeren en de bedrijfsvoering te versterken, wordt de organisatie versterkt met extra kwaliteit en kwantiteit. In totaal komen er 100 fte bij, waarvan circa 80 fte structureel en circa 20 fte tijdelijk.

In 2019 hebben de medewerkers van financiën zich in het eerste halfjaar met name gericht op de afwikkeling van de jaarrekening 2017. In de jaarrekening 2017 zijn veel correcties doorgevoerd die ook doorwerken in de begrotingsjaren 2018 en 2019.
Mede naar aanleiding van de bevindingen van de externe accountant uit de controle van de jaarrekening 2017 is het verbeterprogramma Versterken financiële functie geactualiseerd. Het programma richt zich op vijf verbeterpunten:

1. Structuur: onder andere uitwerken van de taken en bevoegdheden, eigenaarschap van processen en systemen.
2. Processen en interne controle: onder andere tussentijds afsluiten, ontwikkelen van een financieel handboek en accounting manual.
3. Applicaties en methoden: bijvoorbeeld het verbeteren van de kwaliteit van de data van SAP.
4. Personeel: bijvoorbeeld een opleidingsplan voor financiën voor BBV- en SAP-deskundigheid.
5. Cultuur en managementstijl: onder andere focus op een lerende organisatie).

Bij elk project binnen het verbeterprogramma is de relatie gelegd met de aanbevelingen van de accountant. In 2019 zijn de taken en bevoegdheden binnen de financiële- en controlfunctie uitgewerkt.  

In 2019 heeft ABN-AMRO definitief laten weten het huurcontract niet te verlengen. Er zijn gesprekken met mogelijke nieuwe huurders geweest. De provincie heeft door de beoogde formatie-uitbreiding van 100 fte besloten zelf een extra etage in gebruik te gaan nemen.
Halverwege het jaar heeft provincie Utrecht de nieuwe Tramremise in Nieuwegein in gebruik genomen, en daarmee ook het beheer en onderhoud van dit pand en het terrein.  

In 2018 is de politieke ambitie uitgesproken om te streven naar energielabel A voor het Huis voor de provincie en de andere locaties van de provincie. Reden om te blijven zoeken naar manieren om  de energiebehoeften en -lasten verder terug te dringen. Daarvoor is in 2019 de noodstroomvoorziening vervangen. Dit levert een besparing op van ongeveer 17% van de energierekening.

Uiterlijk in 2020 moet 10% van het publieke inkoopbudget circulair worden aanbesteed. De aanbesteding om het onderhoud en de aanvulling van het kantoormeubilair op alle kantoorlocaties volledig circulair en maatschappelijk verantwoord uit te voeren is afgerond en gegund.

In 2019 is het (ex 217a van de Provinciewet) onderzoek uitgevoerd naar de governance bij samenwerkingsverbanden. In het onderzoek is een analysekader ontwikkeld om samenwerking op drie vlakken in te vullen: de doelen en taken van de samenwerking, de kansen en risico’s van de samenwerking, en de (juridische) inrichting van de samenwerking. Hieruit volgen indicaties voor een passende governance van de samenwerking om te sturen op de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van de samenwerking. Met het besluit tot centralisatie van business control en financial control kan er worden gekomen tot meer standaardisatie van werkwijze en taakvervulling, krachtiger opereren en het realiseren van expertteams die ook ingezet kunnen worden ter ondersteuning van opgavegericht werken.